In een wereld waar enorm veel trends en ontwikkelingen op organisaties afkomen is verandering essentieel, en gek genoeg de enige constante factor. Hoewel organisatieverandering onvermijdelijk is, blijkt dit nog altijd een grote uitdaging te zijn. Zo blijkt dat zo’n 70% van alle organisatieveranderingen faalt door onder meer weerstand vanaf de werkvloer. Maar hoe pak je het dan aan?
Verandering is overal, of we het willen of niet
Mensen zijn van nature gewoontedieren; dat wat we altijd doen voelt vertrouwd en kunnen we goed. Daarom houden we dingen het liefst zoals ze zijn. Verandering is echter nodig om als organisatie te kunnen blijven ontwikkelen en competitief te blijven in de markt. Hierbij kan het gaan om relatief kleine veranderingen, zoals een nieuwe manier van werken of de aanschaf van nieuwe werkkleding, maar ook om grote veranderingen. Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van nieuwe systemen, overname van een bedrijf of een reorganisatie. Maar hoe klein of groot de verandering is, één ding is een feit: change management is cruciaal.
Er zijn oneindig veel theorieën over hoe je een verandering het beste kunt leiden
Vanuit de literatuur hebben al veel onderzoekers “hét model voor change management” gevonden. Het ene model beredeneert hierbij vanuit de organisatie, de andere vanuit het individu of vanuit het team. Sommige modellen richten zich specifiek op de emoties van medewerkers bij een verandering en anderen juist op de vaardigheden die medewerkers nodig zouden hebben om te kunnen veranderen. Maar uiteindelijk beschrijven alle modellen hetzelfde proces; er is een huidige situatie en er moet iets gebeuren om tot de gewenste situatie te komen.
Maar wat is nou de beste manier?
Simpelweg: Die is er niet! Wat uiteindelijk de beste manier is, dat is uiteraard afhankelijk van een groot factoren. Bijvoorbeeld het type verandering, de impact van de verandering, de organisatiestructuur, de organisatiecultuur en natuurlijk, de medewerkers. Om toch ergens te kunnen beginnen zonder de eindeloze theorie door te hoeven spitten, geef ik in deze blog een aantal praktische tips die u helpen om tot een succesvolle organisatieverandering te komen.
#1 – Ontwikkel een duidelijke visie voor je verandering
Een duidelijke visie is cruciaal voor het slagen van een verandertraject. In tegenstelling tot de algemene visie van een organisatie, is een verandervisie gericht op de korte termijn. De verandervisie bevat duidelijk en specifieke doelstellingen, creëert bewustzijn en laat zien waarom er verandering nodig is. Uit recent onderzoek blijkt dat het succes van een organisatieverandering grotendeels valt of staat met de eerste reactie van medewerkers. De introductie van een verandering roept een emotionele reactie op die de basis vormt voor hun houding tegenover de verandering. Deze kan daarom maar beter goed zijn!
#2 – Wees transparant over het veranderproces
Aansluitend op de verandervisie is het belangrijk om ook gedurende het veranderproces transparant te blijven communiceren. Dit gaat dus verder dan alleen de aankondiging van de verandering en begint eigenlijk al voordat de daadwerkelijke verandervisie is geformuleerd. Laat de medewerkers bijvoorbeeld vooraf al weten dat er wordt nagedacht over een organisatieverandering en geef een periodieke update over de status hiervan. Hiermee wordt alvast enig bewustzijn gecreëerd en dit voorkomt dat de verandering als “zeer plotseling” wordt ervaren en daarmee niet de juiste emoties oproept. Bovendien voorkomt transparantie de zogeheten “koffiezetapparaat-praat” waarbij medewerkers onderling gaan gissen over de gebeurtenissen die hen staan te wachten.
#3 – Geef medewerkers de kans om mee te denken
Het is van belang dat medewerkers hun stem kunnen laten horen. Afhankelijk van het type verandering kan dit bijvoorbeeld door hun reactie te vragen bij het presentatie van de verandervisie, maar het kan ook op een hoger niveau, door bijvoorbeeld het oprichten van klankbordgroepen waarin medewerkers kunnen meepraten over het proces. De meest ideale situatie voor medewerkers is veelal dat zij in een projectgroep actief kunnen meedenken over de verandering en de uitwerking daarvan. Dit is een goede aanpak wanneer er bijvoorbeeld wel een richting is voor de verandering, maar nog ruimte voor de concrete invulling. De participatie van medewerkers zorgt ervoor dat de verandering (en het proces) goed aansluit op de behoeften van de medewerkers en creëert daarmee draagvlak binnen de organisatie. Enorm belangrijk hierbij is tevens om ook aan medewerkers te laten zien dat er daadwerkelijk iets wordt gedaan met hun inbreng en indien dit niet het geval is, een reden waarom niet. Anders kan de mooie participatie namelijk in een oogwenk transformeren in actieve weerstand.
#4 – Vind “promoters” van de organisatieverandering
Hoewel de hiërarchie in de organisatie een belangrijke rol speelt, worden de interacties rondom “kantoorpolitiek” vaak vergeten. Dit wordt ook wel gezien als de informele structuur binnen een organisatie; wie praat met wie, en nog belangrijk in dit geval, wie luistert naar wie? Het enthousiasmeren van de juiste personen kan dan een grote invloed hebben op het succes van de verandering. Doordat zij positief oordelen over de verandering brengen zij hun enthousiasme over op anderen en zullen meer medewerkers de verandering als positief bekijken.
#5 – Neem de tijd!
Tot slot is tijd een doorslaggevende factor in succesvol verandermanagement. Om gedrag en gewoontes van mensen in organisaties te veranderen is tijd nodig. Vooral wanneer er sprake is van weerstand is het belangrijk om voldoende tijd te nemen om de weerstand te verminderen. Neem de tijd om voldoende gesprekken te voeren, meningen en ideeën van medewerkers te horen en een duidelijk plan van aanpak te ontwikkelen om uiteindelijk op een duidelijke en transparantie manier de verandering succesvol te implementeren.
En vergeet niet: communicatie is key!
Aansluitend op alle bovengenoemde tips is duidelijke communicatie uiteindelijk essentieel. Stem de boodschap af op de doelgroep, kies het juiste moment en het meest effectieve kanaal. Wees verder eenduidig in de communicatie en zorg niet voor gemengde signalen. Dit laatste veroorzaakt namelijk weer de “koffiezetapparaat-praat”, hetgeen weer leidt tot geruchten die vaak als een lopend vuurtje door de organisatie heen gaan. Dit pakt vaker negatief uit dan positief. Kortom, organisatieverandering kost tijd en moeite, maar stilstand kost u absoluut veel meer!
